Il sistema SharInK rende possibile alle realtà professionali la gestione della documentazione aziendale mediante un sistema di digitalizzazione ed indicizzazione dei contenuti oltre che di condivisione degli stessi. Questo permette di ipotizzare un risparmio economico sul materiale di consumo utilizzato e di ridurre al contempo in maniera concreta la quantità di CO₂ prodotta. La condivisione pluriaziendale dei contenuti (ove richiesto) è realizzata mediante l’interfacciamento dei Local DMS ad un unico Global DMS.

Il Local DMS è un DMS (Document Management System - Sistema di gestione dei documenti), ovvero un software che consente di organizzare l'archiviazione digitale dei documenti, dedicato alla governance documentale di ogni singola azienda.

Le funzioni previste sul sistema SharInK possono essere raccolte in macro-categorie dettagliate poi nelle diverse interfacce di gestione delle informazioni connesse alla governance documentale. In particolare possono essere riconosciute le seguenti macro-voci:

1. Accounting: interessa le funzionalità di gestione delle credenziali di accesso, quali la registrazione/modifica degli account della piattaforma oltre che la modifica dei dati relativi al proprio account;
2. Protocollo Informatico: qui sono raggruppate tutte le funzionalità inerenti la gestione documentale. In particolare son fruibili sia le funzionalità di indicizzazione e ricerca dei documenti, sia quelle di consultazione del protocollo;
3. Categorie di Classificazione: riferita alla gestione delle categorie di raggruppamento della documentazione archiviata tramite il protocollo. Si differenziano al suo interno le funzionalità di definizione di nuove categorie di catalogazione e di gestione dei permessi di accesso ad esse da parte degli utenti della piattaforma oltre che di gestione delle stesse;
4. Terzi Fornitori: per ampliare ulteriormente le caratteristiche del sistema di gestione del protocollo sono raccolte in tale sezione le funzionalità inerenti la definizione/consultazione delle aziende terze eventualmente da associare all’indice del protocollo;
5. Partner d’Impresa: riguarda la gestione, intesa tanto per la creazione quanto per la modifica, degli account associati ad aziende partner che pertanto hanno privilegi specifici sul sistema locale;
6. Manutenzione: riguarda la gestione delle copie di backup del sistema, sia della base dati sia dei documenti caricati. Inoltre la manutenzione permette di accedere alla definizione delle variabili di sistema registrate sulla base dati.

In particolare con il Protocollo Informatico potrai gestire in modo rapido e vincente i tuoi documenti tramite:

• Search Engine, è il motore di ricerca ideato per facilitare ed ottimizzare la ricerca di uno o più documenti all’interno dell’archivio digitale. Il Search Engine è frutto dell’integrazione di funzioni presenti e non nei motori di ricerca tradizionali. In particolare sono presenti funzioni quali:
  • Ranking dei documenti. È una funzione che attribuisce un indice di rilevanza dei documenti rispetto alla ricerca effettuata dall’utente;
  • Estrazione delle parole dai testi. Per entrambe le fasi di indicizzazione e di ricerca, tale processo è anche in grado di identificare le parole composte analizzandole sia nella loro forma completa sia prendendo singolarmente le parole che le costituiscono;
  • Correzione ortografica. Questa funzione permette di ovviare ad eventuali errori di battitura. Ciò è possibile grazie all’analisi effettuata per ciascuna parola, sia presente nei documenti che nella richiesta dell’utente, della forma originale e della sua radice;
  • Supporto multilingua. L’indicizzazione e la ricerca dei dati supportano di default documenti sia in lingua italiana che in lingua inglese. Altre lingue possono essere configurate; per fare ciò sarò necessario definire un dizionario. Come per le lingue, definendo un dizionario specifico in un determinato contesto, sarà possibile aggiungere al sistema anche la funzionalità di gestione delle informazioni di settore;
  • Affinità semantica. Questa funzione, solitamente non presente nei classici motori di ricerca, permette una ricerca per affinità semantica. Essa consente di indicizzare un documento, oltre che mediante i termini presenti nel testo, anche attraverso regole semantiche e sintattiche differenti. Una tra queste è la sinonimi, la quale viene gestita sia in fase di indicizzazione sia di ricerca.
  • Ricerca semplice ed avanzata. La ricerca potrà essere condotta mediante due livelli di interfaccia. Il primo permetterà di eseguire una ricerca ad ampio raggio su tutti i campi indicizzati; ciò sarà utile qualora la ricerca fosse di natura conoscitiva e non diretta (ad es. visualizzare se sono presenti documenti che facciano riferimento ad un determinato argomento). Il secondo livello prevede una ricerca avanzata mediante la quale sarà possibile utilizzare un campo singolo o composto per la ricerca specifica sui diversi campi indicizzati (ad es. la ricerca dei documenti che trattano un determinato argomento e che sono stati indicizzati nell'ultimo mese). I campi da utilizzare per l'indicizzazione delle informazioni sono determinati in fase di personalizzazione del sistema.
• Lettore automatico di documenti. È in grado di estrarre autonomamente il contenuto di tutti i documenti che verranno manipolati dal sistema, anche se immessi in cartaceo attraverso lo scanner (al momento non è garantita la compatibilità verso documenti handmade).